Pretvori + Deli

Avtomatski proizvodni procesi so standardna praksa v industriji. Samo pomislite, kako se proizvajajo avtomobili. A v mnogih pisarnah o avtomatizaciji še slišali niso. Vsak korak v delu z dokumenti se izvaja ročno in v mnogo primerih se ni mogoče izogniti podvajanju. Taka neučinkovitost stane čas in denark, česar si majhna in srednja podjetja ne morejo privoščiti. Zaradi tega DEVELOP orodje pretvori + deli lahko predstavlja veliko razliko - z le malo truda.

Nazaj

Optimizacija vašega dela z dokumenti

Pretvori + deli ponuja funkcije, ki so tako učinkovite, kot so enostavne za uporabo. Odpravi ročne delovne procese in trajnostno optimizira vaš potek dela z dokumenti, npr. tako, da skenira dokumente v datoteke .docx ali .xlsx, ter jih pošlje neposredno z multifunkcijske naprave v Windows datoteke, na e-mail naslove, Google Docs, Telekom Cloud, Evernote ali Microsoft SharePoint. To vam prihrani čas in napor - ter vam dopušča, da se osredotočite na bolj pomembne stvari.

Ali ste vedeli? Pretvori + deli je popoln dodatek Shrani + najdi, elektronski rešitvi DEVELOP za upravljanje z dokumenti, ki odpravi kupe papirja.

Opis

S pretvori + deli lahko preprosto skenirate dokumente na multifunkcijskem tiskalniku in prejmete PDF, po katerem je mogoče iskati in, ki vam omogoča kopiranje relevantnih delov besedila v katerikoli drugi dokument. Če morate urediti besedilo, preprosto uporabite Scan - v - Word ali Scan - v - Excel v orodju, ter tako ustvarite .docx ali .xlsx datoteko, ki jo lahko odprete in urejate. Vse to prihrani veliko časa.

Pretvori + deli ponuja možnost skeniranja vseh vaših dokumentov naenkrat. Preprosto postavite list papirja z vnaprej natisnjeno črtno kodo na vrh vsakega dokumenta. Cel kup dokumentov bo nato skeniran naenkrat, skeni pa bodo samodejno ločeni in poslani v ustrezne datoteke - preproste za iskanje, ustrezno shranjene in vse skupaj je mnogo hitreje, kot ročno skeniranje. Celo črtno kodo, ki vsebuje lokacijo dokumenta, lahko prepozna vgrajeni čitalec črtnih kod in tako zmanjša ročni del procesa.

Do dandanes ste verjetno po elektronski pošti pošiljali dokumente na vaš naslov, odpirali ustrezne baze podatkov, ter jih shranjevali v njih. Sedaj se lahko izognete takim ovinkom ter skenirate dokumente neposredno v Google Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote, Telekom Cloud ali baze podatkov za okolje Windows.

S pomočjo Zone OCR, pretvori + deli pospeši iskanje podatkov, kot je na primer ime stranke ali številka na vaših skeniranih dokumentih. To je še posebej zanimiva lastnost pri shranjevanju dokumentov v sistemu za elektronsko upravljanje z dokumenti, kot je shrani + najdi. Zone OCR samodejno prepozna vnaprej določena področja dokumenta. Tako ni več potrebno ročno vnašati ključnih besed ali izrazov za indeksiranje, temveč so ustrezni podatki neposredno povezani z vašim dokumentom - tako je arhiviranje mnogo lažje, iskanje dokumentov pa hitrejše.

Večina elektronskih sistemov za arhiviranje od dokumentov zahteva, da so v formatu PDF/A datotek, žal pa mnogo multifunkcijskih naprav ne podpira tega formata. Ponovno to s pretvori + deli ni problem, saj ta skenira dokumente v PDF/A datoteke, zaradi česar jih je mogoče z lahkoto shraniti v vaš sistem arhiviranja.

Pretvori + deli vam ponuja izredno možnost, da dokumente shranjujete nepsoredno v zahtevanem formatu preko MFP v lastni elektronski sistem za upravljanje z dokumenti DEVELOP, shrani + najdi. Tako z lahkoto združite avtomatizacijo postopkov z upravljanjem z dokumenti.

Pretvori + deli je poosebljena enostavnost. Preprosto ga je nastaviti, celo za tiste, ki niso strokovnjaki za IT področje, ter je enostaven za uporabo. Zakaj ne bi preverili sami?

Kaj pridobite

Zajemanje dokumentov

  • Postopki, ki vključujejo dokumente, se pričnejo neposredno pri multifunkcijski napravi.
  • V naprej določena vroča mapa samodejno posreduje prihajajoče dokumente pretvori + deli.

Obdelava dokumentov

  • Ustvarja datoteke PDF in PDF/A, po katerih je mogoče iskati.
  • Funkciji skeniraj - v - Word in skeniraj - v - Excel.
  • Zone OCR prepozna prepozna tekstovno vsebino na vnaprej določenih področjih dokumenta.
  • Čitalec črtnih kod prepozna vnaprej določene vrednosti črtnih kod za nadaljnjo obdelavo ali ločevanje več skeniranih dokumentov znotraj enega postopka skeniranja.

Prenos dokumentov

  • Shrani dokumente v Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud in Windows datotečne sisteme.
  • Posreduje dokumente na e-poštni strežnik za pošiljanje v obliki e-pošte.
  • Pošilja dokumente neposredno v elektronski sistem za upravljanje z dokumenti DEVELOP, shrani + najdi.

Upravljanje z uporabniki

  • Za dostop sta potrebna Windows ali Active Directory uporabniško ime in geslo.